Meine wirkungsvolle Geheimwaffe gegen die Prokrastination

An 8 von 10 Tagen schaffe ich nur die Hälfte von dem, was ich mir eigentlich vorgenommen habe. Manchmal nicht mal ein Viertel.

Ich könnte mir jetzt einreden, dass meine Planung mies ist. Dass meine Struktur dringend überarbeitet werden müsste. Oder dass ich meine Ziele nicht klar genug definiert habe.

Aber wenn ich ganz ehrlich mit Dir bin… gibt es dafür nur einen einzigen Grund: Ich prokrastiniere vor mich hin. Eeeendlos.

Vor einer Weile bin ich bei dem Versuch, aus diesem Frustkreisel auszubrechen, endlich auf eine wirksame Taktik gestoßen, die ich heute mit Dir teilen will…

PSSST… DIESEN ARTIKEL KANNST DU DIR VON MIR AUCH VORLESEN LASSEN:

Ich zeige Dir hier also mal meine Struktur, die ich in den letzten Jahren aufgebaut habe, um das Prokrastinieren zu minimieren, und meine Taktik, an ganz miesen Tagen akut dagegen anzukämpfen.

Sozusagen mein Prokrastinations-Pflaster.

Aber bevor wir dazu kommen, muss ich Dir eine etwas unbequeme Wahrheit aufs Auge drücken:

Prokrastination hin oder her: Selbst wenn Du der produktivste Mensch der Welt bist, der bei Katzenvideos und Instagram-Verlockung nicht mal mit der Wimper zuckt, wirst Du niemals wirklich produktiv, wenn Du keine gute Struktur für Deine Aufgaben hast.

Darüber lässt sich sicher streiten, aber das ist meine Meinung.

Vielleicht behauptest Du das Gegenteil. Vielleicht behauptest Du, noch nie Struktur gehabt zu haben und trotzdem super voranzukommen.

Meine Liebe – wenn das so ist, dann hast Du Struktur. Du siehst sie nur nicht. Und das ist völlig in Ordnung. Wenn das, was Du tust, für Dich funktioniert – bleib dabei!

Never change a running system. Du kannst es optimieren und feinjustieren, aber ich würde nie etwas komplett umwerfen, was schon wunderbar für mich funktioniert.

Solltest Du aber komplett straucheln, nie ein Projekt zu Ende bringen und ständig für Kundenanfragen die doppelte Zeit statt der vereinbarten brauchen, dann hast Du entweder ein Perfektionismus-Problem (und darum kümmern wir uns dann mal an einer anderen Stelle…) oder Du hast einfach noch keine gute Arbeitsstruktur.

Ist aber nicht schlimm. Ehrlich nicht.

Denn das lässt sich lernen und antrainieren. Ich sage immer, dass Disziplin und Struktur Muskeln sind. Beide kannst Du trainieren und in den seltensten Fällen ist das etwas, was nach der ersten Probesession plötzlich superstark ausgebildet ist.

Also… lass uns mit den Workouts anfangen…

Bevor ich mir Strukturen in meinem Alltag geschaffen habe, muss ich ganz ehrlich gestehen, war ich nicht besonders effektiv mit meiner Zeit. Oder zumindest hat es sich so angefühlt.

Ich hatte einfach eine endlos lange Liste an Dingen, die ich tun sollte, und hab sie brav von oben nach unten abgearbeitet.
Unten kamen meist doppelt so viele Dinge dazu, wie ich oben abhaken konnte, und so war ich an den meisten Tagen dem Heulen nah, wenn ich abends frustriert aufgegeben habe.

Wenn Du Dich jetzt wiedererkennst, können wir uns die Hand reichen. Bin da mit im Club.

Extrem deprimierend, richtig?

Das Traurige dabei ist: Ich war auch zu dieser Zeit schon fleißig und habe viel geschafft, aber ich habe nichts davon gesehen. Es hat sich total unzureichend angefühlt. Ich habe mich total unzureichend gefühlt.

Und manchmal hab ich mich deswegen auch gefragt, ob ich überhaupt für die Selbständigkeit gemacht bin, wenn ich doch nicht mal meine To-do-Liste auf die Reihe kriege.

Damals dachte ich noch ganz naiv, sie müsste irgendwann mal zu Ende sein. Aufgeräumt, alle Punkte abgehakt und sauber erledigt. Geleert. So wie Inbox Zero.

Das war ein totaler Irrglaube.

Und damit räumen wir zuallererst auf: der Hoffnung, dass Deine To-do-Liste jemals leer geräumt sein wird.

Aber hier kommt der Hoffnungsschimmer am Horizont: Wenn Deine To-do-Liste tatsächlich jemals leer wäre, weißt Du, was das für Deine Selbständigkeit bedeuten würde?

Dass Du arbeitslos wärst. Und in meinen Augen ist Folgendes noch viel schlimmer: dass Du aufgehört hättest, Dich verbessern zu wollen.

Denn geh doch mal ganz kurz Deine To-do-Liste gedanklich durch: Wie viele Punkte, die Du da drauf gepackt hast, sind Aufgaben, mit denen Du Dich, Deine Seite oder Deine Angebote verbessern willst?

Geht gerade ein kleines Licht auf? Sehr gut.

Deine To-do-Liste ist nicht Deine Feindin.
Sie ist Deine beste Freundin.

Sie ist der Grund, warum Du jeden Morgen aufstehst, und zeigt Dir, dass Du einen wichtigen Job zu erledigen hast. Und je länger sie ist, desto besser bist Du im Geschäft und auf dem Weg zum Erfolg.

Sieh also Deine To-do-Liste nicht mehr wie ein Monster an, das Dich in die Sklaverei führt, sondern als das, was sie ist:
Dein roter Faden zu einem besseren und erfolgreicheren „Du“, das deutlich mehr Geld auf dem Konto hat, als Du es heute hast.

Sie führt Dich durchs Chaos und zeigt Dir, wohin Du gehen musst.

Aaaaber… und jetzt fangen wir schon mal an, ein bisschen Struktur in den Laden zu bringen:

Nicht alle Punkte darauf sind gleich wichtig oder furchtbar dringend und sollten Dich deswegen unter Druck setzen können. Das passiert nämlich leicht bei endlosen To-do-Listen.

Wir stöhnen schon beim reinen Anblick und haben eben auch das Gefühl des Hamsterrades. Damit einfach eben nieemals fertig zu werden, ist einfach kein tolles Gefühl.

Und genau das treibt uns dann in die Prokrastination.

Weil sie zu ignorieren, nur für füüünf Minütchen und gaaanz kurz Instagram…, uns davon ablenkt, uns überfordert zu fühlen.

In großen Prokrastinations-Phasen gibt es also zwei Trigger:

Das Gefühl der Überforderung, einfach kein Land zu sehen.

Und zu viel Zeit. Ja, Du hast richtig gehört.

Das 2. klingt erst mal absurd… aber dazu kommen wir gleich noch.

Gegen das Gefühl der Überforderung gibt es ein gutes Heilmittel, das ich in den letzten Jahren bis zur Perfektion ausgefeilt habe.

Struktur im Alltag.

Dazu habe ich auch schon einige Artikel geschrieben, an denen Du Dich entlanghangeln kannst, wenn Du möchtest, also schau auch mal in diese Linkliste dazu rein: Über 30 simple Tipps, um Deine Produktivität sofort zu steigern!

Ich kann Dir die wichtigsten davon hier schon mal zusammenfassen:

Zum einen habe ich selten mehr als drei Aufgaben pro Tag auf meiner To-do-Liste und zum anderen sind diese Aufgaben-Päckchen, wie ich sie nenne, Aufgaben, die ich in maximal – wirklich, maximal – 2 Stunden erledigen kann.

Das abzuschätzen lernst Du dann und ist auch ganz wichtig.

Wenn ich für einen Blogartikel 8 Stunden brauche und packe mir auf meine To-do-Liste am Montag, drei Artikel zu schreiben, dann kann ich ja nur versagen.

Stattdessen würde ich also die Aufgabe „Blogartikel“ in kleinere Päckchen packen und sie verteilen.

Also, merke, zum Notieren:

Aufgaben so weit herunterbrechen, dass sie pro Einheit nur etwa 1 Stunde oder 1,5 Stunden in Anspruch nehmen.
Dann drei davon pro Tag einplanen. Nicht mehr.

Natürlich kannst Du das ignorieren und Dir den Tag vollballern, weil Du glaubst, locker auch 7 bis 9 Stunden zu arbeiten, aber wenn ich eines gelernt habe, dann, dass ich, egal wie viel Spaß ich daran habe, einfach nicht mehr als 6 Stunden wirklich produktiv arbeiten kann.

Danach bekomm ich vielleicht noch Pinterest Pinnen oder E-Mails Beantworten hin, aber mehr auch nicht.

Und vielleicht warst Du ja auch schon in einem Angestellten-Job oder bist es sogar noch, wo Dir das auch schon aufgefallen ist:

Du bist zwar 8 oder 9 Stunden auf der Arbeit, aber wie viel Zeit davon bist Du wirklich so richtig produktiv?

Ich war nach der Mittagspause ’ne Stunde gar nicht zu gebrauchen und die erste Stunde morgens war auch eher so meh. Nach ’ner Weile kam ich in Schwung und nach dem Mittagessen hat es auch wieder gedauert, bis ich wieder reinkam.

Heute rechne ich einfach schon damit, dass mein Hirn nur selten länger als das produktiv ist. Kommt vor, aber es ist einfach nicht die Regel.

Und nun zu meinem Trick 17:

Wenn ich eine Phase habe, in der ich ganz extrem zum Prokrastinieren neige, dann liegt das meistens daran, dass ich zu viel Zeit habe. Jep, Du hörst richtig. Zu viel Zeit. Und nein, das ist kein Luxusproblem, sondern einfach die Tatsache, dass sich Zeit ausdehnt.

Hast Du jemals am Abend vor einem wichtigen Launch prokrastiniert?

Ich vermute mal ganz stark: Nein.

Denn die Deadline hat Dir gesagt, dass es jetzt einfach dringend an der Zeit ist, in die Pötte zu kommen und endlich was zu schaffen.

Das Gefühl des Zeitmangels erschaffe ich mir also künstlich: Für jedes meiner Aufgaben-Päckchen gebe ich mir feste Zeiteinheiten.

Zum Beispiel setze ich mich an den Schreibtisch und stelle mir mit dem Handy, einer Pomodoro-App oder sogar mit dem Wecker ein Zeitlimit und verbiete mir, danach an dieser Aufgabe noch weiterzumachen.

In 90% der Fälle komme ich damit so richtig in Schwung.

Das kannst Du auch ganz generell einführen. Mach morgens Sport und verabrede Dich um 14 Uhr mit einer Freundin zum Telefonieren. Sobald Du weißt, dass es da eine feste Deadline gibt, zu der Du fertig sein musst, wirst Du produktiver.

Gib Dir also niemals zu viel Zeit oder sogar gar keinen Endzeitpunkt.

Wenn Du Dich jeden Morgen an den Schreibtisch setzt und Dir vornimmst, so lange zu arbeiten, bis Du fertig bist, wirst Du ganz oft bis abends um 10 oder 11 am Laptop sitzen. Vielleicht sogar länger.

Wenn ich mir fest vornehme, um 17 oder 18 Uhr abends Feierabend zu machen, bin ich deutlich produktiver.

Zeit dehnt sich aus. Und je mehr Du die Zügel schleifen lässt, desto mehr wirst Du prokrastinieren, Deinem Perfektionismus freien Lauf lassen und unzufrieden und gefrustet am Abend den Laptop zuklappen.

(Das ist übrigens eins der Parkinsonschen Gesetze: Zeit dehnt sich in dem Maß aus, in dem sie uns zur Verfügung steht.)

Deine Aufgabe an Dich für heute:

Setz Dir drei Aufgaben an.

Sorg dafür, dass diese drei Aufgaben jeweils nicht mehr als 1–2 Stunden in Anspruch nehmen.

Und setz Dir einen klaren Zeitpunkt, in knapp 6 Stunden, an dem Du Schluss machen wirst!

Los gehts!

Quelle: Parkinsonsche Gesetze – Wikipedia

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